6 marketing ötlet a következő rendezvényedhez

Egy rendezvényen való részvétel – legyen az helyi vásár, iparági kiállítás, fesztivál vagy konferencia – az egyik legközvetlenebb marketingforma, amellyel egy vállalkozás rendelkezik. Nincs közösségi média algoritmus, amely szűri az üzenetedet. Nincs skip gomb. Előtted áll egy ember, elérhető, kíváncsi, aki kifejezetten azért jött, hogy felfedezze, mit kínálsz te és a többi kiállító.

De pontosan ez a közvetlen lehetőség jelenti a legnagyobb kihívást is: minden más kiállítónak ugyanez a lehetősége megvan. Tucatnyi vagy száznyi standdal rendelkező csarnokban egy látogató figyelme gyorsan és szelektíven oszlik el. Az a stand, amely az első néhány másodpercben nem tűnik ki, gyakorlatilag nem is létezik annak a látogatónak.

A valódi lead-eket generáló és a csupán drága és fárasztó napot jelentő rendezvény közötti különbség nem a szerencsén múlik – a felkészülésen. Íme 6 konkrét rendezvényes marketing ötlet és egy lépésről lépésre kidolgozott előkészítési terv.

1. Hozz létre professzionális standot – az első benyomás az egyetlen benyomás, amely számít

A professzionális stand nem szinonimája a nagy vagy drága standnak. Egy átgondolt, vizuálisan koherens és egyértelműen kommunikáló stand – néhány másodperc alatt, messziről.

Egy vonzó stand elvei:

Egyedi és koherens téma. A kiállítók standjaival kapcsolatos legnagyobb hiba az, hogy egyszerre mindent el akarnak mondani. Egy 10 különböző üzenettel rendelkező stand egyet sem kommunikál hatékonyan. Válassz egyetlen fő üzenetet – az ajánlatod központi előnyét – és az egész standot köré építsd. A látogatók 3 másodperc alatt megértik, mit csinálsz és miért érdekli őket.

Távolságból való láthatóság. A stand főbannerét 10-15 méterről kell tudni olvasni. Ez nagy betűméretet, erős kontrasztot és rövid üzenetet jelent. A részletek lehetnek a közelről nézhető anyagokon – brosúrákon, szórólapokon, névjegykártyákon. A távolból látható banner azt kommunikálja, KI vagy és MIT csinálsz, nem az egész katalógust.

Fizikai hozzáférhetőség. Egy stand, amelybe nem lehet könnyen bemenni vagy amelyben a látogatók szűknek érzik magukat, elriasztja az interakciót. Konfiguráld úgy, hogy legyen egy természetes belépési pont és elegendő hely egy szemtől szembe folytatott párbeszédhez. A kényelmes bútor – néhány szék vagy zsámoly – időzésre és párbeszédre hív.

Megfelelő megvilágítás. A gyengén megvilágított standok elhagyottnak tűnnek még akkor is, ha a csapat aktív. Ha a szervező nem biztosít jó megvilágítást, hozz saját forrást – egy irodai lámpa vagy hordozható spotlámpa látható különbséget tesz.

B2B vs. B2C – különböző megközelítések:

B2B rendezvényeken – konferenciákon, iparági vásárokon – a látogatók információt, szakmai kapcsolatokat és üzleti partnereket keresnek. A stand formálisabb, informatívabb legyen, részletes anyagokkal és privát megbeszélésekre alkalmas területtel. B2C rendezvényeken – helyi vásárokon, fesztiválokon, kézműves piacokon – a látogatók élményeket, termékeket és szórakozást keresnek. A stand élénkebb, befogadóbb legyen azonnali interakciós lehetőségekkel (kóstolók, bemutatók, versenyek).

Vizuális anyagok a standodhoz a Promocrafttól:

Roll-upok nagyfelbontású nyomtatással, személyre szabott logós asztali terítők, nagyméretű fóliából készült bannerek, 3-4,5 m-es személyre szabott zászlók maximális láthatóságért, csúszásgátló padlógrafika a stand bejáratánál, pop-up wall vagy backdrop a fotózási zónának.

2. Öltözzetek megfelelően és lássátok el vizuálisan a csapatot

A csapatod a márkád szerves része a rendezvényen. Megjelenése, interakciói és viselete közvetlenül befolyásolja a látogatók percepciójának a cég professzionalizmusáról.

A csapat ruházata – a döntés, amelyet nem szabad az utolsó pillanatra hagyni:

Határozd meg előre, mit visel a csapat. Nem esztétikai döntés – branding döntés. Fő opciók: galléros pólók vagy egyszerű pólók hímzett vagy nyomtatott logóval (klasszikus és professzionális bármilyen rendezvénytípushoz), pulóverek vagy dzsekik logóval kültéri rendezvényekre vagy hűvösebb terekben, 3D hímzett sapkák lazább megjelenésért vagy outdoor rendezvényekre.

Az opciótól függetlenül az egész csapatnak ugyanazt a ruhadarabot kell viselnie – ugyanazok a színek, ugyanaz a logó. Egy 3 fős csapat különböző pólókban ad-hoc összegyűltnek tűnik; ugyanaz a csapat azonos pólókban jól irányított szervezetnek tűnik.

Az anyagok előkészítése a rendezvény előtt:

Ne hagyd az anyagok előkészítését a rendezvény napjára. Néhány nappal korábban gyűjtsd össze és ellenőrizd: névjegykártyák (elég van?), brosúrák és szórólapok (naprakészek?), kiosztandó promóciós termékek, csapatkitűzők, stand vizuális anyagai és minden praktikus segédeszköz (ragasztószalag, olló, kés, mérőszalag, szögek vagy horgok ha engedélyezett).

A Promocraftnál ipari hímzéssel és DTF-nyomtatással készítünk személyre szabott ruházatot – pólókat, galléros pólókat, pulóvereket, sapkákat – gyors gyártással és prémium minőséggel.

3. Tűnj ki az anyagokkal – a távolságból való láthatóság, amely forgalmat generál

A standod vizuális anyagainak két különálló szerepe van: némelyek messziről vonzanak (bannerek, zászlók, nagy kijelzők), mások közelről tájékoztatnak (brosúrák, szórólapok, névjegykártyák). Mindkét kategóriára szükség van és nem helyettesíthetik egymást.

Roll-up (húzható banner) – a legjobb sokoldalúságú és hordozhatóságú standanyag. Könnyen felszerelhető, szállítható és tárolható. Egy fő üzenettel és alapvető elérhetőségekkel ellátott roll-up bármely rendezvényrészvétel minimális megoldása. Minimum 2 roll-upot javaslunk standonként – egyet oldalra és egyet előre.

Fóliából készült banner – könnyebb, nagyobb, UV-álló. Ideális függesztett bannerekhez vagy nagy felületekhez, ahol a roll-up nem praktikus. Az anyag beltérben és kültéren egyaránt tartós.

3-4,5 m-es személyre szabott zászló – maximális vizuális hatás a csarnokban. Nagy távolságból látható, különösen ajánlott nagy rendezvényeken lévő standoknál, ahol az intenzív vizuális verseny dominál. Penna, csepp vagy téglalap formában elérhető.

Személyre szabott asztali terítő – a standard kiállítóasztalt semleges tartóból brand-elemmé alakítja. Full-color nyomtatással a teljes felületen elérhető, intenzív használatnak ellenálló.

4. Osszd ki stratégiailag a névjegykártyákat – minőség, nem mennyiség

A névjegykártyák bármely rendezvény alapvető networkingeszközei. De hatékonyságuk masszívan függ a terjesztés pillanatától és kontextusától.

A helyes terjesztési stratégia:

Ne ossz névjegykártyát mindenkinek, aki elmegy a stand mellett, mint szórólapot. Kontextus nélkül adott névjegykártya kis szórólappá válik – a zsebben landol tucatnyi más kártya mellé és még aznap este elfelejtik. Egy valódi párbeszéd után, konkrét kontextussal adott névjegykártya egy elkezdett kapcsolat emlékeztetője – és sokkal nagyobb eséllyel generál további kapcsolatfelvételt.

A névjegykártya minősége kommunikálja a standardjaidat:

Üzleti rendezvényen az emberek 39%-a negatív benyomást alkot egy cégről, amikor gyenge minőségű névjegykártyát kap. A prémium névjegykártyába való befektetés – szelektív UV-lakkal, fémes fóliával vagy minőségi kartonnal – összehasonlíthatatlan a hatásához képest. A Promocraftnál különleges finisajú névjegykártyákat készítünk, kis mennyiségeknél is elérhető áron.

A névjegykártya hátoldalán:

Funkcionális design a hátoldalon – hely az időpont és az óra lejegyzéséhez, kizárólag a rendezvényre szóló promóciós kód vagy a székhely megközelíthetőségét mutató kis térkép – a névjegykártyát egyszerű adattartóból aktív marketing eszközzé alakítja.

5. Kínálj a márkádról mesélő promóciós ajándékokat

Egy minőségi promóciós ajándék embereket vonz a standhoz és brand-nyomot hagy a megajándékozott mindennapi életében. De a kulcs a minőség – egy olcsó és általános termék kevesebbet kommunikál, mint az ajándék hiánya.

Elvek a hatékony rendezvényes promóciós ajándékokhoz:

Valódi hasznosság. Egy naponta használt tárgy – bögre, termosz, minőségi toll, táska – brand-megjelenítést generál minden használatnál. Egy hasznossággal nem rendelkező tárgy a fiókban végzi.

Releváns a márkához. Az ajándéknak logikai kapcsolatban kell lennie a márkáddal vagy az iparágaddal.

Látható minőség. A termék anyaga, finisajja és általános minősége kommunikálja a cég standardjait. Egy lézergravírozott minőségi termosz azt mondja: „ez a cég figyel a részletekre."

Ajánlott promóciós termékek rendezvényekre: lézergravírozott vagy prémium nyomtatású bögrék vagy termoszok, logós pólók vagy sapkák konzisztensebb ajándékokhoz, full-print újrahasználható táskák, minőségi gravírozott vagy nyomtatott tollak, léservágott akril kulcstartók, kontúrvágott személyre szabott stickerek.

A Promocraftnál mindezeket a promóciós termékeket belső gyártással, prémium minőséggel és rövid határidőkkel készítjük.

6. Adj személyre szabott etiketeket és stickereket a termékekhez és csomagoláshoz

Minden termék, amelyet a rendezvényen bemutatsz vagy kiosztasz, branding-lehetőség. Egy személyre szabott etikett, egy logóval és elérhetőségekkel ellátott sticker a termék csomagolásán minden kiosztott tárgyat a márkád hírnökévé alakít.

Miért számítanak az etiketek a rendezvényeken:

Etikett vagy általános etikett nélküli termék névtelen. Az azt kapott vagy megvásárolt ügyfélnek nincs könnyű módja visszatérni hozzád. Személyre szabott etikettekkel ellátott termék – logó, telefonszám, weboldal, QR-kód – az esemény lezárulta után sokáig fenntartja a kapcsolatot.

Az etiketek és stickerek hasznos típusai rendezvényeken: összes elérhetőséget és QR-kódot tartalmazó terméketiketek, ajándékok vagy kiosztott termékek csomagolásán lévő záró stickerek, a cég vizuális identitásával rendelkező személyre szabott árjelzők, ingyenesen kiosztott promóciós stickerek – logóval és hashtag-gel, amelyeket a fiatalabb közönség önkéntesen alkalmaz laptopokra vagy telefonokra.

Lépésről lépésre felkészülési terv – 6 héttől az esemény pillanatáig

6 héttel korábban: Kutasd fel a rendezvényt és erősítsd meg, hogy a közönség illeszkedik a célközönségedhez. Zárd le az összes vizuális anyag designját. Rendeld meg az esemény előtti promóciós plakátokat és szórólapokat. Vedd fel a kapcsolatot a Promocrafttal a stand anyagainak gyártásához.

Egy hónappal korábban: Jelentsd be a részvételt minden csatornán: közösségi média, hírlevél, plakátok a helyszínen. A nyomtatott termékeket legalább 21 nappal korábban rendeld meg – ne hagyd a gyártást az utolsó hétre.

2 héttel korábban: Rajzold fel papíron a stand elrendezését. Ellenőrizd a logisztikát: hogyan jutsz el a rendezvényre minden anyaggal. Gyűjtsd össze a praktikus kelléket: ragasztószalag, olló, kés, szögek vagy horgok, mérőszalag.

3 nappal korábban: Készítsd elő a vészhelyzeti táskát: kézfertőtlenítő, napló, tollak, mentol-cukorkák, telefontöltő, gyógyszer, víz. Ellenőrizd, hogy minden anyag teljes és semmi sem hiányzik.

A rendezvény alatt: Tegyél közzé egy fotót a felszerelt standról. Sétálj körbe a csarnokban a standod láthatóságának különböző irányokból való ellenőrzéséhez. Aktívan gyűjtsd a névjegykártyákat és jegyezz fel minden személyről egy konkrét részletet a személyre szabott follow-uphoz.

A rendezvény után: Tegyél közzé néhány benyomást és fotót a rendezvényről a közösségi médiában. Küldj személyesen aláírt köszönőlapokat az értékes új kapcsolatoknak – maximum 24-48 órán belül. Vedd fel a kapcsolatot LinkedInen és Instagramon a releváns összeköttetéseket teremtett személyekkel.

Személyre szabott rendezvényes anyagok – Promocraft

A Promocraftnál teljes egészében legyártunk minden anyagot, amelyre szükséged van bármely rendezvényen való részvételhez: roll-upokat és nagyméretű bannereket, személyre szabott asztali terítőket, zászlókat, padlógrafikát, prémium névjegykártyákat, különleges finisajú szórólapokat és brosúrákat, személyre szabott csapatpólókat és -sapkákat, bármilyen típusú promóciós terméket.

Vedd fel velünk a kapcsolatot az office@promocraft.hu címen teljes ajánlatért a rendezvényedhez. Vagy kérd ingyenesen a mintacsomagunkat a samplepack.promocraft.hu oldalon, és fedezd fel az anyagok minőségét megrendelés előtt.

Egy jól felkészített rendezvény nem kerül sokba – de összehasonlíthatatlanul többet hoz, mint egy rögtönzött.